Réussir l'organisation de son assemblée générale malgré le COVID-19


Mise en contexte : Le Gouvernement du Québec a autorisé le 26 avril 2020, dans la situation de pandémie de la COVID-19, que toute assemblée qui devait avoir lieu en personne puisse se tenir à l’aide d’un moyen virtuel, permettant aux groupes et à leurs membres de communiquer directement entre eux. Ce décret ministériel permet donc aux copropriétaires de participer en direct à toute assemblée générale annuelle en respect avec les règles sanitaires recommandées.

Adaptation aux assemblées virtuelles

Les assemblées virtuelles se font pour la première fois pour les syndicats de copropriété du Québec. Ce qui demande une adaptation qui nécessite du travail supplémentaire de la part des organisateurs. Des formations d’outils et de nouveaux processus de déroulement sont à mettre en place ainsi qu’à communiquer à tout leur membre d’assemblée. De plus, la confidentialité des votes étant primordiale, les syndicats et copropriétaires ont besoin d’une garantie de confidentialité des votes, quel que soit le moyen de communication utilisé. Ce nouveau mode de regroupement nécessite plus de réflexion que prévu, mais pourrait d’autre part être la solution pour tenir des assemblées plus fréquemment atteignant le quorum suffisant par séance.

La solution de Propty

L’entreprise montréalaise Propty Inc., ayant pour mission d’améliorer l’expérience entre résidents et gestionnaires, lancera sa 1re solution virtuelle le 25 juillet 2020 pour les assemblées générales à distance.

Cette technologie combine la vidéoconférence ZOOM et la prise de votes électroniques de manière sécurisée. À l’aide d’un navigateur web ou mobile, cette application sera gratuite dans le contexte de la COVID-19 pour tous les gestionnaires et syndicats de copropriété qui s’inscrivent avant le 1er septembre 2020.

Les outils en mains pour les administrateurs des syndicats et les gestionnaires

Propty développe de nombreuses fonctionnalités dont une assemblée générale a besoin pour se dérouler, couvrant:
•    Intégration de la vidéoconférence et du clavardage pour tout participant
•    Importation de la liste des participants d’un fichier Excel
•    Calcul du quorum en temps réel basé sur le nombre de quotes-parts
•    Lancement et fermeture des votes en temps réel au moment désiré
•    Enregistrement complet de l’assemblée générale annuelle
•    Possibilité de générer des rapports de résultats de vote ou présence
•    Possibilité d’ajouter des documents à télécharger

Simplicité, confidentialité et sécurité

La sécurité étant au cœur de son développement, l’équipe de Propty a pris les précautions nécessaires pour qu’elle soit sécuritaire au niveau SSL avec un cryptage 256 bits et protège l’élection et les bulletins de vote pour toutes les assemblées.

Les participants reçoivent un courriel incluant des liens sécurisés à usage unique pour effectuer les votes. Alors, seuls les électeurs autorisés ne peuvent voter qu'une seule fois.

Dans cette transformation numérique, Propty facilite la tenue des assemblées en mettant en place des formations à l’aide de webinaires gratuits pour les syndicats et gestionnaires leur permettant de se familiariser avec la plateforme. Ces formations seront bientôt disponibles en tout temps pour les guider à mieux gérer leurs assemblées et utiliser gratuitement cette solution virtuelle à pleins tuyaux.